No hay nada peor que ese instante en el que dentro de una empresa alguien pone cara de póker ante una pregunta de un compañero o superior. “Nadie me ha hablado de ese tema”. «¿Cómo que no?».
Muchas veces se llevan a cabo reuniones de trabajo demasiado extensas, sin un propósito específico y cuyos resultados no son satisfactorios. Por este motivo, cuando tenemos que asistir a una reunión de trabajo es habitual pensar: “De nuevo a perder el tiempo”. Esto tiene que ver no con la dudosa «necesidad» de las reuniones, sino también con la forma en la que se dirigen.
Sin embargo, conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa, puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada. De ahí la importancia de las reuniones.
El problema viene cuando estas reuniones no son eficaces. Después de leer varios artículos sobre las reuniones de trabajo, he hecho una recopilación de lo que serían algunas pautas y consejos para que sean eficaces:
I. Definir el objetivo y el tipo de la reunión: saber qué es lo que se quiere conseguir y el carácter de la reunión (informativa, ejecutiva, negociación, conciliación, etc.). En una de las dinámicas que realizamos durante la sesión de “reuniones eficaces” pudimos observar uno de los tipos de reuniones que existen: reunión inno-meetings o inno-teams, en la que 12 clavos debían sostenerse encima de 1 solo clavo, con el objetivo de trabajar la resolución de problemas y generación de ideas.
II. Regularidad: las reuniones reactivas no construyen un equipo de trabajo.
III. Horario y asistentes previamente establecidos: informar a los asistentes con tiempo e invitar solamente a los participantes que sean realmente necesarios. Las reuniones no pueden ser notificadas el mismo día en que serán realizadas, excepto una reunión de emergencia.
IV. Responsable de la reunión: siempre debe haber una persona responsable: el moderador. Coordinará y garantizará que los asistentes tengan a su disposición el orden del día y el material completo y actualizado de la reunión.
V. Orden del día definido previamente: se recuerda al inicio de la reunión y a la vista de todos durante la misma. Sería un error asumir que todos conocen el propósito de la reunión y los resultados deseados.
VI. Acta y seguimiento: elaboración de un acta de la reunión y seguimiento de lo acordado en las anteriores reuniones.
VII. Evaluación del trabajo del equipo: suele ser lo que menos gusta y antes se descuida y, sin embargo, es uno de los aspectos claves. Es aconsejable plantear preguntas como: “¿Cómo fue la participación de los asistentes?”, “¿En qué se puede mejorar?”.
VIII. Participación: es importante que el moderador facilite la colaboración equitativa de todos los asistentes, sin tomar partido o mostrar favoritismo.
IX. Posición neutral del moderador: tiene que ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas, manteniendo una posición neutral y sin involucrarse en la discusión.
X. Medir el ambiente: el moderador de la reunión tiene que hablar con las personas clave del equipo y averiguar sobre el ambiente emocional de los asistentes, por si puede haber algo delicado que puede afectar al buen desarrollo de la reunión.
XI. Elección de un espacio óptimo: a veces las reuniones salen mal por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo. Se recomiendan los espacios que dificulten las interrupciones.
XII. Comenzar y terminar a tiempo: si se prevé que la reunión sea larga, es importante adaptarla a las posibles necesidades de los asistentes (tiempos de descanso, etc.).
XIII. No interrumpir ni hablar a la vez: cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes.
XIV. Hablar sólo sobre el tema en cuestión: no permitir conversaciones privadas durante la reunión. No obstante, sí es relevante anotar aquellos temas importantes que surjan, aunque no estuvieran previstos en el acta de la reunión, para poder así tratarlos en reuniones próximas.
XV. Comentarios y discusiones: deben basarse en asuntos, ideas y hechos, nunca en juicios sobre personas.
XVI. Registrar las acciones a tomar, responsables y compromisos: cada reunión debe incluir una descripción de las acciones a tomar, quién es el responsable de dicha acción y cuándo debe cumplirse el compromiso.
Susan HeathField, experta en gestión de personas, expresa en su artículo titulado “Effective Meetings produce results: Tips for meeting management” la necesidad de incluir en las reuniones los siguientes ítems para tener un plan de acción efectivo:
- El punto de acción específico.
- El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción.
- La fecha en que se completará.
También nos dice que nuestras acciones después de la reunión hasta la próxima es algo crucial para el logro de los puntos del plan de acción. Por ello, las minutas de la reunión deben publicarse a más tardar 24 horas después de sostenida la reunión.
Asimismo, es muy importante el establecimiento de reglas. Carter McNamara, consultor en gestión de organizaciones, en su artículo “Basic guide to conducting effective meetings” sugiere cuatro poderosas reglas básicas que cultivan los ingredientes esenciales para una reunión exitosa:
- Participar.
- Mantener el enfoque.
- Mantener el momentum.
- Alcanzar el cierre.
En definitiva, las reuniones pueden ser una herramienta de comunicación muy útil en la empresa siempre y cuando sean productivas y eficaces, porque entre cuestiones se toman de decisiones, se solucionan de problemas, se intercambia información y se planifica. De lo contrario, será una pérdida de tiempo.
La confianza en uno mismo es el primer secreto del éxito 